Как правильно писать примечание в документе. AZ-Print, Справочная книга редактора и корректора. Тесная связь примечания с поясняемым текстом

Одной из самых замечаемых ошибок является неправильная верстка примечаний вообще и сносок, в частности. Это связано с тем, что плохо заверстанные сноски значительно снижают удобочитаемость текста (кому приятно искать полминуты сноску на странице, теряя при этом нить повествования). Самое печальное, что это относится в равной мере как к малоизвестным издательствам, так и к весьма популярным, причем создается впечатление, что правила игнорируются сознательно, исходя из непонятных соображений «дизайна». В связи с этим я взял на себя смелость еще раз поднять данную тему и попробовать подробно описать правила верстки примечаний различного вида.

Примечания, пояснения, сноски…

Примечания — это форма разъяснения отдельных слов, фраз, абзацев или дополнение их вспомогательными сведениями. Существуют четыре вида примечаний: 1) пояснения , помещаемые в скобках; 2) сноски (подстрочные примечания), сносимые вниз полосы; 3) внутритекстовые , помещаемые непосредственно под абзацем текста, к которому относятся; 4) затекстовые , помещаемые в конце книги за основным текстом.

Пояснения набирают как обычный текст, т. е. шрифтом того же кегля и гарнитуры, но заключают в круглые скобки непосредственно за тем текстом, к которому они относятся. Необходимо отметить, что непосредственно после пояснения, которое обязательно начинается со строчной буквы и заканчивается точкой, ставится тире, а далее с прописной буквы и курсивом указывается его автор.

Исключение из этого правила делается в случае, если в тексте требуется некое, я бы его назвал пропущенное, уточнение. Например: Он [Петр] ушел далеко вперед . Такое пояснение, в подавляющем большинстве случаев, встречается при цитировании.

Сносками (подстрочными примечаниями) называют дополнения или пояснения к основному или дополнительному текстам, помещаемые внизу страницы (или колонки) при наличии у текста, к которому они относятся, знака выноски (звездочки или цифры). Очень редко допускается расположение сносок единым блоком для правой и левой полос на правой полосе. Но это делается только для одноколонного набора и в тех случаях, когда по-иному разместить сноску просто невозможно, либо в целях экономии.

Работаем правильно

При многоколонном же наборе допустимы только три варианта:

1. Поколонное расположение.
2. Расположение в правой колонке полосы.
3. Расположение на весь формат полосы.

Сноски всегда набирают шрифтами той же гарнитуры, что и текст, но, как правило, сниженным кеглем. Так, при наборе основного текста шрифтом 10 пунктов все сноски, как и дополнительные тексты, обычно набирают 9- м кеглем, однако в изданиях, где основной текст набирают шрифтом 8 пунктов, часто и сноски могут быть набраны тем же кеглем. Иными словами:

• если основной текст набран шрифтом 10 пунктов и более, то текст сноски делают на 1-2 кегля меньше;
• если основной текст набран шрифтом 9 пунктов и менее, то текст сноски либо равен по кеглю основному тексту, либо на один пункт меньше (при этом он не может быть менее 7 пунктов).

Знак сноски ставится с небольшим пробелом (тонкая шпация или, что правильнее, двухпунктовый пробел), непосредственно после слова, к которому она относится, и оформляется как верхний индекс. Если после слова, к которому ставится сноска, стоят знаки препинания, то следует помнить следующее:

1. Знак сноски ставится перед знаками: точка (кроме случая, описанного в п. 3), запятая, точка с запятой, двоеточие, тире и закрывающая кавычка (кроме случая, описанного в пункте 4).
2. Знак сноски ставится после следующих знаков: многоточие, вопросительный и восклицательный знаки, закрывающая скобка (кроме случая, описанного в пункте 4).
3. Если знак точки выступает как знак сокращения (например, 1900 г. или т. д.), то знак сноски ставится после точки. Но если после сокращения ставится еще и запятая, в этом месте сноску лучше не делать.
4. Если примечание относится ко всему тексту, заключенному в скобки или в кавычки, то знак сноски ставится после знаков закрывающей скобки или закрывающей кавычки соответственно.

Знаком сноски может быть почти любой знак, даже буквы и скобки, но желательно использовать звездочки (если сносок не более трех на странице) или цифры.

Набор каждой сноски начинают с абзацного отступа, равного абзацному отступу в основном тексте. Если на одной полосе несколько сносок со звездочками, их желательно выравнивать по правой стороне, т.е. считая каждую звездочку как разряд в числах.

В настоящее время более распространен способ оформления сносок с обратным абзацным отступом (естественно, учитывая разрядность), что позволяет читателю упростить их поиск.

В некоторых изданиях, при большом количестве сносок на полосе, для уменьшения их объема применялся набор сносок в подбор (при этом в конце каждой сноски следует ставить точку и отбивать от следующей знаком тире). Этого приема следует избегать, т. к. такое оформление вызывает у читателя большие трудности в поиске той или иной сноски.

Если сноска слишком велика или на полосе есть несколько сносок, последнюю из которых нельзя полностью разместить на данной полосе, разрешается перенести ее на следующую полосу, повторяя снова отбивку, линейку и продолжив перенесенную сноску. При этом на предшествующей полосе (на которой остался знак выноски) должно быть не менее трех строк переносимой сноски, а на последующей полосе переносимую сноску нельзя начинать абзацной или концевой строкой. Если на полосе, куда перенесена часть сноски, есть еще и другие, то их подверстывают к перенесенной без отбивок со своей нумерацией.

Сноски на концевых полосах нежелательны. Если они все же есть, то заверстывать их рекомендуется непосредственно под текстом с обычными отбивками и линейкой, если концевая полоса занимает менее половины полосы, или обычным образом, т. е. внизу, в остальных случаях. Обычно сноски отделяют от основного текста тонкой линейкой длиной 1 кв. (примерно 18 мм) или на полный формат строки набора, заверстываемой в левый край с отбивкой от текста, равной или несколько большей, чем отбивка от текста сноски.

Примечания

Внутритекстовые примечания обычно используются в официальных изданиях — инструкциях, уставах и т. п. Их помещают непосредственно за текстом, к которому они относятся, после слова «Примечание». Допускается оформлять их также как сноски, т. е. употребляя вместо слова «Примечание» знаки выноски- звездочки или порядковые номера, помечая при этом аналогичным образом и абзацы, к которым они относятся. Применяя этот прием, желательно дополнительно отбивать примечание линейками и делать их на кегль меньше основного текста. Внутритекстовые примечания обычно набирают шрифтом той же гарнитуры и того же начертания, что и основной текст. Если примечания набираются тем же кеглем, что и основной шрифт, то используют втяжку, причем она должна быть больше абзацного отступа, чтобы левый край примечания не слился с абзацной строкой последующего текста. Примечания, набранные кеглем на размер меньше кегля основного текста, втяжкой не выделяют, но отбивают от основного текста для сохранения приводности верстки. Слово «Примечание» обычно выделяют либо прямым полужирным шрифтом (что встречается реже и только при наборе пониженным кеглем), либо курсивом. Если примечаний несколько, то применяют два способа верстки: либо с однократным употреблением слова «Примечание», либо повторяя его перед каждый раз. И в том и в другом случаях необходимо ставить их порядковые номера.

Затекстовыми примечаниями обычно называют сноски к основному тексту издания, вынесенные в конец книги (как правило, знаки выноски в тексте имеют порядковую нумерацию). Вынос примечания в конец книги обычно обусловлен или большим объемом текста, для которого не хватает места в конце полосы, или большим количеством примечаний, или их явно вторичным, уточняющим характером.

Затекстовые примечания и комментарии всегда набирают шрифтом сниженного кегля (но не менее 7 пунктов); каждое примечание набирают с новой строки с абзаца, учитывающего равнение знаков сноски в пределах полосы. Чаще всего в таких примечаниях повторяют слово, к которому относится данное примечание. Слово выделяют курсивом или полужирным шрифтом и, как правило, отделяют от текста примечания точкой и тире. В отдельных изданиях затекстовые примечания и комментарии разделяют на части, разделы или главы издания со своей нумерацией. Если тексты примечаний короткие, допускается набирать их в две колонки. Заверстывают затекстовые примечания и комментарии после послесловия или заключительной статьи, а при их отсутствии — после основного текста, всегда с нечетной полосы со спуском. Перед затекстовыми примечаниями обычно помещают внутренний титул (шмуцтитул) с рубрикой «Примечания».

Как видите, эти правила совсем не сложны, а следование им позволит значительно повысить удобочитаемость ваших изданий и избежать обвинений в непрофессионализме.

P.S. В этой статье не рассмотрен еще один вид примечаний - примечания-боковики , когда примечание выносится на левую страницу разворота (сам же текст печатается на правой), поскольку этот тип примечаний встречается крайне редко.

Об авторе: Владимир Афанасьев ([email protected]) — ведущий проекта PageMaker Notes (www.spiker.ru).

Делаем сноски

Процесс расстановки сносок рассмотрим на примере PageMaker, в котором, к сожалению, не предусмотрен механизм их удобного изготовления, так что все придется делать вручную. Сначала создаем два стиля. Почему два? Для удобства. Оба на основе стиля основного текста, но меньшим кеглем и без абзацного отступа. Отличие только в том, что в первом мы делаем еще и над абзацем линейку длиной 18 мм (1 кв.) или в полный формат строки (в зависимости от вида оформления сносок). Это делается, чтобы первым стилем оформлять на полосе только первую сноску, а все последующие — вторым. Согласитесь, что такой подход удобен.

Размещение ссылок во время набора для удобства их поиска и верстки зависит от того, что мы верстаем: газету/журнал или книгу.

В первом случае, возможно, удобнее, чтобы все сноски были в конце текста. Это объясняется тем, что тексты не слишком большие и, следовательно, сноски всегда «под рукой».

А во втором можно поступить так: в тексте сразу за знаком сноски в угловых скобках помещаются некие знаки (например, ##), а вслед за ними собственно текст сноски. Какими соображениями мы руководствуемся?

1. Первая верстка - это всегда определение размера публикации, а он может впоследствии и корректироваться.
2. Корректор обязательно пометит странные знаки, а мы узнаем, куда легли сноски.
3. Перемещение (к сожалению, вручную) сноски вниз полосы практически не приводит к каким-либо существенным изменениям текстовых блоков.

Примечания приводят в документах отчетах, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или графического материала. Примечания не должны содержать требований.

Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или в таблице, к которым относятся эти примечания. Слово "Примечание" следует печатать с прописной буквы с абзацного отступа и не подчеркивать. Если примечание одно, то после слова "Примечание" ставится тире и примечание печатается с прописной буквы. Одно примечание не нумеруют. Несколько примечаний нумеруют по порядку арабскими цифрами без проставления точки. Примечание к таблице помещают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

Примечание - ________________________________________________________

Также допустимо (в текстах справочных, инструктивных и подобных изданий): Примечание. О строчной букве после вопросительного или восклицательного знака в предложениях с однородными членами см. § 76, примеч. к п. 1 и § 77, примеч. 2.

Несколько примечаний нумеруются по порядку арабскими цифрами.

Примечания

1 __________________________________________________________________

2 __________________________________________________________________

3 __________________________________________________________________

При необходимости дополнительного пояснения в отчете его допускается оформлять в виде сноски. Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение. Знак сноски выполняют надстрочно арабскими цифрами со скобкой. Допускается вместо цифр выполнять сноски звездочками "*". Применять более трех звездочек на странице не допускается.

Отсылка к записи в нумерованном списке делается в форме арабских цифр на линии строки в квадратных скобках*.

* 06 отсылках к записям в ненумерованном списке см. § 3, п. 4.

Сноску располагают в конце страницы с абзацного отступа, отделяя от текста короткой горизонтальной линией слева. Сноску к таблице располагают в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

По назначению цитаты условно можно разделить на:

• цитаты с последующей авторской интерпретацией;
• цитаты, приводимые как подтверждение либо дополнение собственных рассуждений автора.

Цитирование может быть:

• прямым, когда текст воспроизводится дословно и указывается конкретная страница источника;
• непрямым, когда мысль автора приводится не дословно. В этом случае перед ссылкой на документ ставят См.:...

Общие правила оформления цитат.

• Цитаты должны точно соответствовать тексту первоисточника.
• Цитата заключается в кавычки.
• Если необходимо пропустить ряд слов в цитируемом предложении место пропуска обозначают многоточием, а при опускании целых предложений используют, многоточие, заключенное в угловые скобки.
• Все личные дополнения и пояснения отделяют от теста цитаты прямыми либо угловыми скобками.
• Для каждой цитаты оформляется сноска, содержащая точное название источника, его автора, а желательно и страницу, на которой располагается, в оригинальном источнике, текст цитаты.

Оформление ссылок при прямом цитировании

Существует два вида оформления библиографических ссылок.

• Оформление сносок внизу страницы (постраничные) . В этом случае библиографические сведения о цитируемом источнике располагают на той же станице, что и цитату. В конце цитаты ставят цифру, которая обозначает порядковый номер сноски на данной странице (или порядковый номер сноски в работе в случае сквозной нумерации).

Внизу страницы, после укороченной горизонтальной линии, этот номер повторяется, и за ним следуют библиографические сведения об источнике. Зачастую требуется, также указание номера цитируемой страницы.

Для оформления сноски используется более мелкий размер шрифта, чем в тексте работы.

Пример оформления сноски:

При повторном цитировании того же источника на той же странице вместо полных сведений об источнике указывают: «Там же. И номер цитируемой страницы»

Пример оформления сноски:

• Оформление сносок в конце работы (концевые). Сразу после цитаты в квадратных (иногда круглых) скобках указывают порядковый номер цитируемого источника по списку литературы и, если это требуется, номер цитируемой страницы.

В конце работы , в котором под соответствующим номером дают полные библиографические сведения об источнике.

Оформление ссылок при непрямом цитировании

Возможен пересказ почерпнутых из источника сведений своими словами. В этом случае в конце изложения указывают, по какому источнику приводятся сведения.

Особенности оформления ссылок в курсовой, реферате, дипломной и диссертации

В курсовой, реферате и дипломной оформление ссылок зависит от требований ВУЗа. Их оформляют в виде сноски внизу страницы (постраничные) или в конце работы (концевые).

В кандидатской и докторской диссертации ссылки оформляют в тексте в квадратных скобках с указанием порядкового номера источника в списке литературы.

Элемент аппарата издания, содержащий дополнения к основному тексту: уточнения, разъяснения, переводы иностранных текстов, ссылки, принадлежащие автору, редактору, переводчику и другим лицам, принимавшим участие в подготовке издания. Примечание В… … Справочник технического переводчика

См … Словарь синонимов

примечание - ПРИМЕЧАНИЕ, вставка, выноска, глосса, комментарий, сноска, книжн. глоссарий … Словарь-тезаурус синонимов русской речи

ПРИМЕЧАНИЕ, я, ср. Дополнительная заметка, объяснение к тексту. Примечания к сочинениям Пушкина. П. переводчика. Подстрочные примечания. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

ПРИМЕЧАНИЕ - (note). В номенклатуре пояснительный текст, содержащий неотъемлемую часть статьи, к которой он добавлен, и введенный для обобщения или пояснения формулировки, составляющей текст этой статьи. Положения, изложенные в примечаниях, так же, как и в… … Термины ботанической номенклатуры

примечание - 3.1.4.7 примечание: Элемент аппарата издания, содержащийдополнения к основному тексту: уточнения, разъяснения, переводы иностранных текстов, ссылки, принадлежащие автору, редактору, переводчику и другим ицам, принимавшим участие в подготовке… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Примечание - Элемент аппарата издания, содержащий дополне­ния к основному тексту: уточнения, разъяснения, переводы иностранных текстов, ссылки и т.д., – при­надлежащие автору, редактору, переводчику и др. лицам, принимавшим участие в подготовке издания.… … Краткий толковый словарь по полиграфии

примечание - Rus: примечание Deu: Anmerkung Eng: note Fra: note Элемент библиографического описания, содержащий дополнительные сведения о документе, относящиеся к отдельным областям библиографического описания или к документу в целом. ГОСТ 7.76 … Словарь по информации, библиотечному и издательскому делу

Ср. 1. Замечание, объяснение к тексту. 2. устар. процесс действия по гл. примечать Толковый словарь Ефремовой. Т. Ф. Ефремова. 2000 … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

Примечание, примечания, примечания, примечаний, примечанию, примечаниям, примечание, примечания, примечанием, примечаниями, примечании, примечаниях (Источник: «Полная акцентуированная парадигма по А. А. Зализняку») … Формы слов

Книги

• Базы данных. Практическое примечание СУБД SQL и NoSOL. Учебное пособие , С. А. Мартишин, В. Л. Симонов, М. В. Храпченко. Учебное пособие предназначено для изучения практического применения СУБД SQL и NoSQL-типа при проектировании информационных систем. Проведены анатогии между базами данных SQL и NoSQL-типа.…
• Dictionnaire raisonnée de bibliologie , Gabriel Peignot. Примечание: Примечание: Книговедение. Словарь Полный вариант заголовка: «Dictionnaire raisonne de bibliologie: supplement compose de plus de 6 cents articles nouveaux sur les matieres…

На проверку преподавателю необходимо согласно всем правилам ее написания. Однако часто возникает вопрос о том, как правильно оформить сноски в курсовой работе. Об этом сейчас и хочется рассказать.

Документы

В первую очередь нужно сказать, что если встал определенный вопрос касательно работы, лучше всего обратиться к стандарту ГОСТ 7.1-2003. В нем обозначены все требования к оформлению различных научных работ, в том числе есть информация о том, что в таких вот документах должны быть сноски. Однако, к сожалению большинства, в ГОСТе совершенно нет объяснения тому, как правильно все сделать. Данный документ предназначен больше для библиотечного

Но что же делать студенту, который желает самостоятельно разобраться, в курсовой? Тут все просто, нужно обратиться за помощью к работникам своей кафедры или взять требования непосредственно у прикрепленного преподавателя. Так как полной информации об оформлении сносок в ГОСТе нет, каждый специалист вправе самостоятельно устанавливать свои требования к оформлению различных частей научных работ своих студентов.

Зачем это нужно?

Многих людей может интересовать информация о том, зачем нужны сноски в курсовой работе, чем они помогают. Так, стоит напомнить, что каждая должна быть уникальной по своему содержанию. Конечно же, можно использовать различную литературу, однако суть написания курсовой - анализ полученной информации, ее интерпретация и индивидуальная подача. Если же нужно использовать цитату или вставить отрывок текста из иной литературы, обязательно приводится ссылка на источник. Если этого не сделать, студента могут легко обвинить в плагиате, а работу признать списанной. А это гораздо хуже, чем получить двойку за свою курсовую (оценку хотя бы можно исправить).

Виды сносок

Стоит сказать и о том, что сноски в курсовой работе бывают двух видов:

1. Подстрочные (информация об источнике, из которого взята цитата, находится внизу страницы, под самим текстом).

2. Внутристрочные (данные об источнике приводятся сразу же после цитаты в квадратных скобках). В них имеется две цифры. Первая: порядковый номер источника в списке литературы, вторая: страницы источника, в котором размещается цитата.

Если нет особых требований, сноски оформляются любым из этих способов. Однако чаще всего учебные заведения предпочитают более удобные внутристрочные сноски.

Вариант 1. Подстрочные

Все, наверное, видели, как выглядят в готовом варианте подстрочные сноски. Возле последнего слова в цитате перед кавычками стоит маленькая циферка (к примеру, 1). Дальше, в самом конце этого листа под строчкой малыми буквами будет дано полное разъяснение, из какого именно источника взята цитата (Ф.И.О. автора, название книги, издательство, год), а также указан номер (или номера) страницы. Для того чтобы самостоятельно сделать такие сноски нужно всего лишь грамотно воспользоваться возможностями MS Word. Алгоритм действий будет следующим:

На панели инструментов (располагается в верху рабочего окна) нужно найти вкладку «Вставка»;

Самостоятельно установить формат сноски: выбрать нумерацию на каждой странице (в этом варианте сноски будут размещаться в конце каждой страницы, на которой они находятся).

Однако стоит сказать о том, что для последних версий «Ворда» алгоритм будет несколько иным:

Все на той же панели инструментов нужно отыскать вкладку «Ссылки»;

Кликнуть по пункту «Вставить сноску» и ввести информацию об источнике вручную.

Важные нюансы

Стоит помнить о том, что сноски в курсовой работе ставятся только тогда, когда цитата полностью взята из источника дословно. Если же она написана в свободном цитировании, однако суть слов все равно заимствована, оформление сносок в таком варианте будет уже несколько иным. Нужно будет перед указанием источника написать следующую фразу: «См. об этом». Т.е. автор указывает на то, что более детальную информацию об этом можно найти в определенном источнике.

Пример: «См. об этом: Иванов И.И. Общая теория развития жизни на планете. М.: БиоЛит, 2000. с. 19».

Аналогичным образом будут оформлены несколько ссылок, из которых таким же образом взята и интерпретирована информация, представленная в курсовой работе. Подаваться они будут после этой же фразы, однострочно, через точку с запятой.

Вариант 2. Внутристрочные

Итак, разбираем далее оформление сносок в курсовой работе. Выше было сказано, что существует два варианта. Стоит сказать о том, что отобразить внутристрочные сноски гораздо проще, нежели подстрочные, ведь для этого не нужно использовать никаких дополнительных функций, все делается вручную. Необходимо только знать, что они обязательно должны размещаться в сразу же после того, как написана цитата (перед точкой в конце строки). Тут важно помнить два нюанса:

1. Сначала следует номер источника, из которого взята цитата (согласно списку литературы), после цифры ставится точка с запятой.

Примеры внутристрочных ссылок

Очень важно также привести примеры сносок в курсовой работе. Итак, как они могут выглядеть:

Все эти варианты по своей сути являются правильными. Однако опять же хочется напомнить о том, что все нюансы оформлений сносок лучше уточнять у преподавателя или работников кафедры, чтобы потом не было вопросов или претензий.

Сложности при оформлении внутристрочных сносок

Разбираясь, как оформлять сноски в курсовой работе, стоит помнить о том, что могут возникать определенные трудности. Первая из них появляется тогда, когда в процессе оформления сносок еще не полностью готов список литературы. При изменении последнего номера некоторых источников будут автоматически меняться. Поэтому важно помнить и о том, что нужно также изменять цифры и в сносках, иначе информация не будет отвечать действительности. Поэтому при написании черновика (или рабочего варианта курсовой) и до полного оформления списка литературы в квадратных скобках лучше всего указывать не номер источника, а фамилию автора (это потом гораздо легче будет исправить).

Особые правила

Прочитав всю вышенаписанную информацию, стоит помнить несколько простых, однако важных правил, как сделать сноски в курсовой:

1. При оформлении сносок нужно учитывать характер цитирования (полное заимствование текста или его интерпретация).

2. Важно помнить о внутренних требованиях учебного заведения к оформлению сносок.

3. Делая подстрочные сноски, важно помнить правила оформления литературы: для статьи, монографии и первоисточника они несколько различаются.

4. Подстрочные сноски легче изменить (ведь они проставлены автоматически), нежели внутристрочные. Однако что касается оформления, второй вариант легче, ведь не требует особых знаний функций MS Word.

Мы подробно описали оформление сносок в курсовой, как видите, ничего сложного или сверхъестественного. Стоит только один раз попробовать все сделать самостоятельно, и можно убедиться в том, что никаких сложностей при их составлении нет.