Если вам надоело каждый раз перепечатывать одну и ту же информацию, создавая подписи к вашим электронным письмам, то поздравляем. В очередной раз выражение «лень - двигатель прогресса» обрело свое подтверждение. Ручное создание подписи к каждому электронному письму, действительно лишняя работа. Все современные почтовые клиенты (программы для приемки и отправки почты) позволяют это делать автоматически. Нужно только настроить свою подпись.
Не стал исключением в этом плане и Micrisoft Outlook. В нем также как и в остальных почтовых клиентах можно создать подпись, которая будет автоматически присоединяться к каждому создаваемому электронному сообщению.
Как в Outlook сделать подпись к электронным письмам?
Ответ на данный вопрос будет зависеть от такого, какой версией пакета офисных программ от Micrisoft вы пользуетесь. В данной статье будет рассказано о создании подписи в Microsoft Office 2003 и 2007.
Создание подписи в Outlook из пакета офисных программ Microsoft Office 2003.
Создание подписи в Outlook из пакета офисных программ Microsoft Office 2007.
В пакете офисных программ Microsoft Office 2007 с новым новым интерфейсом Fluent создание подписи происходит еще удобнее.
Утилита MS Outlook – почтовый клиент, работающий не только с электронной почтой, но и предоставляющий пользователю широчайший функционал. Этот мессенджер открывает доступ к контактам, календарю, планировщикам и многим другим продуктам Виндовс. В этой публикации поговорим о том, как настроить в Outlook подпись.
У электронной переписки в этом сервисе имеются некоторые особенности, к примеру, разработана специальная опция, без которой в некоторых случаях просто не обойтись. В ней чаще всего содержатся сведения о полном имени юзера, отправившего почту, должности, организации, в которой он трудится. Так удостоверяется личность человека, чтобы максимально исключить возможность встречи с мошенниками. Кроме того, в ней могут быть:
С помощью приложения от Майкрософт можно один раз настроить опцию, к примеру, «С уважением», чтобы в дальнейшем она прикреплялась к исходящей корреспонденции в автоматическом режиме. Возникают ситуации, когда требуется эти данные поменять. Что нужно сделать в этом случае, мы рассмотрим ниже.
Если вы решили поменять одну или сразу несколько подписей, то используйте такую инструкцию:
В специальном окне «Выберите для изменения» находятся все созданные ранее подписи, им легко менять имена, удалять. Это окно также помогает настроить новую информацию. Для перехода к настройкам, тапаете по выбранной записи, чтобы открылись все данные.
В окошке ниже появится поле для изменения параметров. В нем можно менять или переписывать все сведения, исходя из целей создания подписи.
Также в этой панели имеются специализированные опции: добавление визитки, фото или рисунка и ссылки на сайт вашей фирмы.
В заключительном подразделе находятся автонастройки. Если вы создали не одну подпись, то нужно обозначить ту, которая часто используется, чтобы она прикреплялась самостоятельно. В данном разделе еще можно выбирать подписи исключительно для новых исходящих.
После завершения всей процедуры, следует сохранить изменения и нажать «Ок». Помимо традиционного метода, позволяющего настроить свои данные, имеется еще ручной вариант настройки. Вы просто во время написания нового письма ищите на панельке сверху среди инструментов ярлычок, который обозначает нужный нам элемент, нажимаете на него и выбираете подходящий вариант.
В Outlook можно создать один или несколько персонализированные подписи для сообщений электронной почты. Подпись может включать текст, рисунки, электронную визитную карточку, эмблему или даже изображение рукописной подписи. Можно настроить Outlook, чтобы подписи ко всем исходящим сообщениям автоматически добавляются или создать свою подпись и добавить его к сообщениям на по обстоятельств.
Важно: Если у вас есть учетная запись Майкрософт Office 365 и использовать Outlook и Outlook в Интернете или Outlook в Интернете для бизнеса, необходимо создать подпись в обоих продуктов. Создание и использование подписей электронной почты в Outlook в Интернете, читайте в статье Создание и добавление подписи электронной почты в Outlook.com или Outlook в Интернете .
Если вы хотите увидеть, как это делается, .
Откройте новое сообщение электронной почты.
Выберите пункт подпись > подписи в меню сообщение .
В зависимости от размера окна Outlook и при создании нового сообщения электронной почты или ответа или пересылке сообщения меню и подписи кнопка может быть в двух разных местах.
В разделе выберите подпись для изменения выберите команду Создать и в диалоговом окне Новая подпись введите имя для подписи.
В разделе изменить подпись создайте свою подпись. Можно изменить шрифты, цвета шрифта и размеров, а также выравнивание текста. Если вы хотите создать более надежный подписи с маркеры, таблицы или границ, с помощью Word форматирование текста, а затем скопируйте и вставьте подпись в поле изменить подпись .
Примечания:
В разделе Выбор подписи по умолчанию настройте следующие параметры для подписи:
В поле раскрывающегося списка учетной записи электронной почты выберите учетную запись электронной почты будет связана с подписью. Можно настроить разные подписи для каждой учетной записи электронной почты.
Если вы хотите, чтобы ваша подпись добавлена ко всем новым сообщениям по умолчанию в раскрывающемся списке новые сообщения , выберите один из подписей. Если необходимо не автоматическое добавление подписи в новые сообщения, выберите (вариант нет). Это не добавить подпись в любой сообщений, ответов и пересылаемых.
Если вам нужно подпись в сообщениях ответить и вперед, в раскрывающемся списке ответы и пересылаемые сообщения выберите один из подписей. В противном случае - примите параметр по умолчанию (нет).
Выберите кнопку ОК , чтобы сохранить новую подпись и вернитесь к сообщению. Outlook не добавить новую подпись в сообщение, открытые при выполнении шага 1, даже если вы решили подписи ко всем новым сообщениям. Вам необходимо будет вручную добавить подпись в одно сообщение. Подпись добавлена автоматически будет иметь всех будущих сообщений. Добавление подписи вручную, выберите в меню сообщение подпись и выберите подпись, которую вы только что создали.
Если у вас есть логотип компании или изображение, чтобы добавить подпись, выполните следующие действия.
Если вы не хотите, чтобы подпись добавлялась во все новые сообщения, ответы и пересылаемые письма, можно вставлять ее вручную.
Программа Microsoft Outlook является почтовым клиентом, который помимо работы с электронной почтой, также предоставляет клиенту широкий спектр дополнительных функций.
Благодаря этому мессенджеру у пользователя всегда будет доступ к , планировщику и массе других удобных разработок.
Cодержание:
Что касается электронной переписки, то и здесь имеет свои особенности, как, например, наличие электронной подписи, которая иногда может быть очень полезной.
Подпись, как правило, содержит полное имя отправителя, его должность и компанию, в которой он работает.
Таким образом, она удостоверяет его личность, что исключает возможность общения с различными мошенниками. Кроме этого, она может содержать в себе:
Посредствам программы единожды созданную подпись можно автоматически прикреплять ко всем исходящим письмам, но в какой-то момент может возникнуть потребность изменить ее.
Как правильно это сделать, мы расскажем в инструкции ниже.
Чтобы отредактировать одну или несколько подписей, необходимо перейти к следующим действиям:
1 зайдя в Outlook, выбрать вкладку «Файл» ;
2 в ней отыскать «Параметры» и перейти в них;
4 в нем мы находим кнопку «Подписи» и, кликнув по ней, переходим в режим создания и редактирования подписей.
В окне «Выберите подпись для изменения» указаны все существующие ранее созданные подписи, которые можно переименовывать или же удалять.
По средствам этого же окна создаются новые подписи.
Чтобы перейти к настройкам, следует кликнуть по нужной записи и тогда высветятся все данные, известные о ней. В нижнем окне отобразится поле для редактирования. В нем вы можете что-то подкорректировать или полностью переписать информацию заново в зависимости от своих потребностей.
Кроме этого, в той же панельке размещены дополнительные возможности, такие как размещение , и интернет ссылки, на сайт вашей компании или предприятия, к примеру.
Заключительный раздел содержит в себе настройки по умолчанию. Если у вас несколько подписей, обозначьте ту, которой пользуетесь чаще всего и она будет крепиться автоматически.
В этом разделе также можно выбрать отдельно подписи для новых писем и для ответов на чьи-то запросы.
После того, как все желаемые вами манипуляции для корректировки подписи будут совершенны, сохраняем результат и покидаем раздел, нажав кнопку «Ок» .
Кроме стандартного способа изменения подписи, где все пошагово и просто, есть еще и иной способ ее настройки – ручной. Для его осуществления пользователю необходимо при создании нового письма найти на верхней панели инструментов иконку, обозначающую подпись, кликнуть на нее и выбрать подходящий вариант.
Рис. 9 – Ручная настройка подписи
Процедура редактирования подписи выглядит примерно одинаково как в 2013 года, так и 2016 года выпуска, поэтому если следовать инструкции, что приведена выше, трудностей возникнуть у вас не должно.
Если же вы изначально не располагаете созданной подписью, то тем же описанным путем можно зайти в раздел «Подписи» и вместо редактирования выбрать кнопку «Создать» .
Заполните все поля, что уже были упомянуты, лишь дописав и адрес электронной почты и вы получите готовую подпись. Главное, не забудьте ее после этого сохранить.
Как видите, процедура простая и не требует от вас слишком больших временных затрат.
Создать и выбрать подпись в Outlook несложно. Однако если вас интересует, как в Outlook сделать подпись с логотипом компании, то это может доставить довольно много хлопот.
Тем не менее, если один раз разобраться, как это правильно делать, можно сэкономить время на ручном вводе подписи.
Рассмотрим, как сделать электронную подпись без логотипа. Скорее всего, одна у вас уже есть. Чтобы в этом убедиться, создайте новый экземпляр и установите для него параметры.
Как открыть нужную форму:
При создании нового экземпляра вы можете воспользоваться одним из двух вариантов:
В то время как редактор подписи в Аутлуке версии 2007 визуально изменился довольно основательно, функции остались те же. Изменение настроек шрифта, как правило, не вызывает затруднений, так как принцип форматирования аналогичен Word.
Единственное замечание — вы не должны использовать слишком экзотические шрифты. Чтобы адресат увидел символы, написанные шрифтом, установленным у вас, нужно, чтобы он был установлен и у того, кому вы посылаете письмо. Если это не так, то ваш адресат будет видеть набор символов с каким-нибудь другим шрифтом, замену букв или даже просто пустые квадраты.
Добавить изображение или логотип для подписи в почте Outlook легко, но есть несколько моментов, которые нужно учесть, чтобы сделать это правильно:
Как только вы подготовили картинку, можете вставить ее следующим образом:
Когда откроется диалоговое окно, вы можете просматривать файлы в папках на компьютере, чтобы выбрать, что присоединить. Можете указать ссылку на изображение в интернете.
Чтобы добавить в подпись визитную карточку, нужно нажать на соответствующую кнопку в редакторе. «Визитной карточкой» является файл с расширением VCF, который содержит контактную информацию. Редактор позволит легко создать такой файл на основе контакта в адресной книге.
Чтобы ваша подпись всегда могла добавляться к сообщениям, можете установить ее по умолчанию.
При использовании версий до 2003 включительно вы можете сделать это прямо на вкладке «Формат электронной почты» диалогового окна «Параметры». В Аутлук версий 2007, 2010 и 2013 вы можете сделать это в самом редакторе подписи.
Можно указать вставку по умолчанию для новых сообщений электронной почты, при ответах и пересылке писем. Начиная с Outlook 2003 вы можете даже указать различные варианты по умолчанию для разных учетных записей.
Если вы не хотите, чтобы письмо было подписано автоматически, то можете каждый раз добавлять подпись вручную. При использовании Аутлук 2003 или одной из предыдущих версий в вашем письме будет указана подпись по умолчанию.
Чтобы использовать другой вариант, щелкните правой кнопкой мыши на подписи и выберите из списка доступных. Для версий после 2003: выберите меню «Вставка» и нажмите на кнопку «Подпись». Если у вас их несколько, то будет предложен список для выбора.
Таким образом, в зависимости от версии Аутлука вы разными способами можете настраивать подписи с изображениями, гиперссылками, визитными карточками, а в новых вариантах дополнительно назначать их для разных учетных записей и отдельно на каждый тип сообщения («Новое», «Ответить» и «Переслать»).