Меню ≡ ╳

Электронная почта как средство коммуникации. Электронная деловая коммуникация. Оформление электронного письма

Windows

13.02.2024

Введение

1. Немного истории

2. Информационные возможности делового общения

2.1 Телефонная коммуникация

2.3 Автоответчики

2.4 Электронная почта

2.5 Интернет-пейджер ICQ

Заключение

Введение

Деловое общение - это процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и опытом работы, предполагающим достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Велика роль общения как такового, как вида деятельности людей - это фактор социализации, превращения человека из существа биологического в существо разумное и социальное, в личность, в члена общества. Велика роль общения и в бизнесе. Современный бизнес - это сложное производство, коллективный характер труда, распоряжение огромными ресурсами, поэтому коммуникации рассматриваются как средство сотрудничества, взаимодействия, обеспечения достижения целей работников, целей организации и целей общества.

Современное общество трансформировалось в такой тип, который достаточно точно характеризуется понятием «информационное общество». Информация - великий двигатель прогресса, ей суждено стать ведущей, магистральной силой новой цивилизации, источником ее постоянного развития.

Конец ХХ века показал, что информационный ресурс становится главным богатством как страны в целом, так и отдельного предприятия, организации любой формы собственности, индивида. Информация охватывает и экономику и все сферы жизнедеятельности людей - труд, быт, досуг, политику. Наряду с природной и рукотворной составляющими жизненной среды, информационная сфера, связывающая людей с друг другом через коммуникационные сети, стала неотъемлемым компонентом условий жизнедеятельности людей. Образовательные, культурные, научные потребности людей также реализуются посредством информации.

В третьем тысячелетии информация, как инструмент делового общения стала глобальным ресурсом научно-технического прогресса. Появилась возможность оптимально решать социальные вопросы, проблемы государственного устройства, медицины, науки, культуры, спорта и т.д.

Работа состоит из введения, двух частей, заключения и списка использованной литературы. Общий объем работы 19 страниц.

1. Немного истории

Деловое общение как процесс предполагает установление контакта между участниками, обмен определенной информацией для построения совместной деятельности, установления сотрудничества и т.д.Мир электронного общения, как специфический объект специального научного исследования, имеет недолгую и одновременно яркую историю. В качестве представителей данного направления можно назвать имена Н. Лумана, М. Кастельса, М. Маклюэна, Дж. Семпси, А. Турена, Ю. Хабермаса, У. Эко и многих других современных исследователей. В их работах социум представлен как мир общения, в котором новые информационные средства становятся одним из важнейших инструментов ориентации человека в мире и взаимодействия людей друг с другом. При этом новая коммуникативная среда, рождающаяся у нас на глазах (в первую очередь, в лице Всемирной компьютерной сети), налагает на прошлые виды общения свой неповторимый отпечаток.

Современный менеджер работает в сложной коммуникативной среде, используя весь коммуникативный арсенал, накопленный человечеством за тысячелетия – от устной передачи информации до использования современнейших средств коммуникации. При этом коммуникативный арсенал человека обновляется все быстрее и быстрее. Если в прежние времена человечеству требовались столетия, чтобы хоть немного модернизировать способы общения, то сегодня новые средства коммуникации появляются чуть ли не каждый год. Однако для того, чтобы эффективно пользоваться самыми современными средствами коммуникации, необходимо иметь представление не только об их технологических и коммуникативных возможностях, но и о культурно-историческом контексте, в который они встроены.

До появления письменности человек передавал информацию преимущественно в устной форме – в форме сказаний, рассказов и так далее. Этот способ передачи информации требовал личного присутствия коммуникантов. Устное сообщение работало только в момент произнесения. Единственным способом фиксации была память человека и народа. Эта форма общения существует и поныне.

Кардинальную революцию в общении произвело изобретение письменности. Произошло величайшее событие - человеческая речь разделилась на устную и письменную. Собственно, вместе с этим из племенного общества произросла цивилизация.

Революция, произведенная письменностью, растянута в историческом времени на тысячелетия. Если первые письменные памятники относятся к IV-III тысячелетиям до нашей эры, то в современном западном мире грамотность была достигнута только в XX столетии.

Последующим революционным новшеством стало изобретение Иоганном Гуттенбергом печатного станка в середине XV века. С этого времени письменная речь как способ общения приобрела три новых качества, которые, собственно, и совершили революцию. Во-первых, письменный текст стал набираться унифицированными печатными шрифтами – простыми для восприятия и одинаковыми для всей территории распространения национального языка. Во-вторых, печать книги стала достаточно скоростным процессом – гораздо более быстрым, чем рукописное производство книг, практиковавшееся до этого. И, в-третьих, огромную роль играет самое главное качество книгопечатания – возможность практически моментально тиражировать любые тексты в большом количестве.

В свою очередь, научно-технический прогресс вызвал к жизни новые средства коммуникации – электронные, которые втягивают нас в общение с множеством других людей на глобальных масштабах.

Эпоха информационного бума обрушилась на человечество практически сразу, с точки зрения исторического времени – внезапно. Многие тысячелетия человечество жило устной традицией. Несколько десятков веков существует письменность. Чуть более пятисот лет существует книгопечатание. И лишь 50-60 лет существует телевидение, предвестник новой эпохи. Интернет же обрушился на человечество за сущие мгновения – за срок примерно с 1980 года он захватил всю цивилизацию.

Информационные потоки, передаваемые с помощью телевидения и Интернета, огромны. Коммуникация снова стала аудио-визуальной, как в дописьменную эпоху. Только теперь не требуется непосредственного присутствия коммуниканта, а общение является массовым – в нем одновременно могут участвовать миллионы получателей сообщения.

Информационные возможности делового общения

Появление новых средств коммуникации умножает наши возможности общения, но не отменяет предыдущих форм коммуникации. Основными средствами как в обыденном, так и профессиональном общении для нас по-прежнему, как и многие века назад, остается устная и письменная речь.

Осуществляя какие-либо совместные действия, мы чаще всего переговариваемся или, реже, переписываемся. Однако технический и технологический прогресс привел к внедрению в наш повседневный и профессиональный обиход новых средств коммуникации.

Неумение грамотно пользоваться новыми средствами коммуникациями зачастую оказывается критическим. Проще говоря, на человека, не пользующегося мобильным телефоном, не знающего, что такое факс, во многих сферах бизнеса посмотрят удивленно, а человека, не владеющего компьютером, попросту не возьмут на работу.

Основные способы передачи деловой информации можно разделить на два основных вида - почтовая связь и электронная связь. В последнее время телеграммы и телексы практически выходят из обихода, это, прежде всего, связано с бурным развитием телекоммуникационной сферы.

Расширение географических границ предпринимательства и ограниченность времени заставляют участников рынка активно использовать Интернет, факс и прочие средства оперативной связи и для ведения обычной деловой переписки, и при заключении, изменении и расторжении важных коммерческих сделок.

К средствам коммуникации, используемым в деловой практике, относятся:

Факсимильная связь;

Телефон и мобильный телефон;

Телеконференции, селекторная связь, конференц-связь, телемосты;

Электронная почта;

Интернет.

2.1 Телефонная коммуникация

Традиционная телефонная связь является самым привычным и удобным способом связи для многих деловых людей. Современные технологии передачи данных позволяют использовать нетрадиционные методы для достижения уменьшения стоимости услуг телефонной связи, в тоже время сохраняя тот же уровень удобства использования и функциональности.

Телефонная коммуникация - это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников.

Многие ученые считают, что деловые люди тратят на телефонное общение от 4% до 25% своего рабочего времени. При использовании телефонной коммуникации повышается оперативность решения различных вопросов. А также отпадает необходимость посылать письменное сообщение.

2.2 Факсимильная связь - вид передачи деловой информации

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения. Главное преимущество факсов - скорость и возможность передачи информации, которую нельзя передать словами (большой объем, графика, подписи и т.д.).

Телефакс (или просто «факс») в настоящее время как средство связи стал широко использоваться в современном деловом общении. Телефаксы передаются посредством каналов факсимильной связи. Любой деловой контакт сейчас немыслим без обмена посланиями по такой связи.

Факсимильная связь является, по сути, электронной разновидностью обычной почтовой переписки, известной еще во времена Пушкина. Здесь также есть адресант, адресат и получатель. Само сообщение передается в форме письменного текста и визуально воспринимается именно как страница письма или документа (с поправкой на некоторую неизбежную потерю качества изображения).

Факсимильная связь означает электрический способ передачи графической информации, при котором происходит неподвижное изображение текста или таблиц, схем, графиков, фотографий и т.п.; такая связь осуществляется посредством факсимильных аппаратов. Факсимильный аппарат представляет собой комплекс механических, светооптических и электронных устройств, которые служат как для передачи изображений неподвижных плоских объектов (оригиналов) по каналам электросвязи, так и для приема таких изображений с воспроизведением объекта в виде его копии (факсимиле).

Обычно телефаксное сообщение оформляется в виде делового письма. В нем, как правило, выдержаны все его реквизиты, то есть дата, внутренний адрес, обращение, заключительная формула вежливости. Вместе с тем в телефаксах можно встретить некоторые сокращения, присущие только телефонному сообщению. При этом следует отметить, что стилистически телефаксы могут быть менее официальными, чем деловые письма. Вместе с тем в них обычно не наблюдается большой степени краткости и сжатости, характерной для телекса.

Например, в американской традиции принято иметь стандартную первую страницу для послания по факсу. Она делается, как правило, на бланке фирмы (организации). Бланк должен выглядеть так: в верхней части его размещается эмблема организации, а в самом низу по всей длине строки - адресата, телефоны и другие координаты офисов и отделений фирмы.

Под изображением эмблемы пишется телефонное послание. Дата (день, месяц, год, отправки сообщения), время отправления сообщения, кому (имя и фамилия адресата), номер факса адресата, организация, которую он представляет. Текст набирается на компьютере, подписывается от руки.

Для того чтобы послать факс, необходимо:

1. Подготовить документы, которые будут отсылаться. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь необходимые реквизиты.

2. Указать номер своего факса для того, чтобы с вами могли связаться.

3. Проставить номер своего партнера, название города и его код, название учреждения и обязательно фамилию и имя адресата.

4. На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.

2.3 Автоответчики

Проведенные опросы показывают, что 30 процентов звонящих вешают трубку, встречаясь с автоответчиком. Это происходит по разным причинам: люди могут быть не готовы психологически (не привыкли, стесняются) или информационно (не готовы сразу оставить конкретное сообщение), или считают, что автоответчик используется в целях «искусственного отбора» нежелательных звонков, или, наконец, просто не хотят разговаривать с «автосекретарем», предпочитая живое общение.

Однако, каковы бы ни были причины, они не означают, что нужно отказываться от автоответчика. Из двух зол выбираем меньшее: если вы сами не можете ответить на звонок, то пусть лучше это сделает автоответчик, чем телефон будет молчать. Но автоответчик должен ответить на звонок так, чтобы сделать вашу работу более эффективной и свести к минимуму процент людей, которые все-таки повесят трубку.

2.4 Электронная почта

Один из самых современных, эффективных и надежных способов передачи информации - это связь, осуществляемая с помощью коммуникационных компьютерных сетей. Компьютер, включенный через модели в единую сеть телефонных или спутниковых каналов связи, существенным образом расширяет возможности оперативной связи.

Сейчас трудно себе представить, как работали люди в эпоху, предшествующую появлению электронных средств связи. Деловая переписка с помощью e-mail стала непременным атрибутом жизни глобальных корпораций и совсем маленьких фирм. Ведь первое, что делает человек, придя в офис и включив компьютер, - проверяет почту.

В настоящее время электронная почта потеснила телефон как основное средство ведения бизнеса в современном мире.

«Прежде электронная почта воспринималась как дополнительное удобство, - заметил Рич Гус, вице-президент по маркетингу компании Sendmail. - Теперь же она стала основным средством связи для корпоративной Америки».

Электронная почта - эффективное средство для деловых общений. Этот вид связи, особенно внутри компаний, становится главным в современной рабочей среде, постепенно вытесняя бумажные носители. Миллионы людей во всем мире уже имеют электронные адреса, а деловой человек получает в среднем до 30-40 сообщений в день!

Это одно из достижений человечества – возможность обмена информацией в асинхронном режиме, т.е. тогда когда один из участников обмена в данный конкретный момент не способен общаться с другим участником. Например, вам необходимо обменяться информацией с вашим коллегой. Вы можете позвонить ему. В этом случае могут быть следующие варианты: телефон занят, телефон не работает, коллега на месте, но занят, коллега на месте и может разговаривать. Вероятность живого общения очень низкая. Однако, вы можете написать ему электронное письмо. В этом случае письмо будет быстро доставлено коллеге. И самое главное коллега сможет прочитать ваше письмо в удобное ему время и посвятит ему достаточное внимание. Поэтому при этом происходит качественный обмен. Обычно рассматривают почту в удобное время. При этом концентрируют внимание полностью на получаемой и отправляемой информации. Т.е. Вы планируете свое время и работу и получается качественный обмен информацией.

Электронное письмо, отправленное с одного компьютера, поступает на почтовую машину сетевого узла, откуда передается на машину адресата и попадает в его почтовый ящик. При этом совсем не обязательно, чтобы компьютер адресата был включен. Почтовая машина, обслуживающая сеть, является своеобразным почтовым ящиком и немедленно передаст сообщение адресату при включении в сеть его компьютера.

Возникает уникальная возможность быстро ознакомить практически любой круг корреспондентов с различными документами, проектами и т.п. и оперативно получать ответ на эти материалы. В настоящее время компьютеры в России объединены глобальной сетью Интернет, которая связана с другими европейскими сетями и со всем миром. Сеть Интернет позволяет получить доступ к актуальным источникам информации, сводкам биржевых новостей, а также разместить рекламу и электронный офис компании.

2.5 Интернет-пейджер ICQ

С развитием телекоммуникаций все большее количество деловых людей начинают работать в Интернете в режиме постоянного присутствия, в режиме реального времени, когда абонент получает сообщение в течении незначительного промежутка времени в пределах нескольких секунд после отправки его собеседником.

Сегодня трудно найти интернет-пользователя, который никогда не работал с интернет-пейджерами. Идентификационные номера ICQ стали одним из стандартов при обмене контактной информацией как между знакомыми, так и между деловыми партнерами. Такое признание является лучшим доказательством того, что в список современных средств сетевых коммуникаций в деловом мире незаметно вошел еще один участник, прочно занявший уникальную нишу.

В результате исследований выявлено, что сотрудники фирм - пользователи интернет-пейджера ICQ активно общаются между собой, решая текущие проблемы, скидывая ссылки на те или иные документы, что облегчает процесс взаимодействия внутри компании. Также у каждого сотрудника в контакт-листе ICQ находятся контрагенты, партнеры, подрядчики, журналисты и так далее. И здесь тоже достаточно много преимуществ.

К примеру, иногда проще связаться с партнером из Владивостока по ICQ, чем по тому же телефону. Значительная часть деловой переписки приходится на интернет-пейджер. Большой плюс такого способа общения – это экономия времени и, следственно, оперативность решения вопросов. Эти данные показывают, что сетевые пейджеры обладают неоспоримыми преимуществами перед традиционными средствами коммуникаций (электронная почта, телефон): оперативность, неформальность, наглядность.

Углубленные интервью с некоторыми пользователями выявили иерархию доверия между деловыми партнерами в зависимости от используемого канала общения. Телефон применяется на начальном этапе, когда доверие и заинтересованность в контакте - по крайней мере одной из сторон - достаточно низки. Начало связи по электронной почте свидетельствует о налаживании более тесных связей и появлении высокой степени заинтересованности.

Обмен идентификационными номерами IM знаменует самый высокий уровень доверия, синергию деловых и дружеских отношений. Респонденты не скрывали, что запросы по интернет-пейджерам имеют более высокий приоритет выполнения, нежели полученные по электронной почте. По прогнозам аналитиков их популярность превзойдет даже электронную почту. Этот факт поставит компании перед необходимостью придания IM статуса официального средства делового общения.

2.6 Видео и телеконференции в Интернет

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать своего собеседника. Большинство предпочитает новости смотреть по телевизору, чем слушать их по радио. Видеоконференция - это компьютерная технология, которая позволяет людям видеть и слышать друг друга, обмениваться данными и совместно их обрабатывать в интерактивном режиме (рис.1).

Рисунок 1 - Видеоконференция

Современные системы видеоконференцсвязи позволяют смоделировать обстановку совещания, таким образом, что бы предоставить всем сторонам возможность видеть, слышать и работать с документами так, как если бы участники встречи находились в одной комнате.

Видеоконференция - это конференция между двумя или несколькими аудиториями. Длина расстояния между аудиториями не имеет значения. Обычно это не только разные аудитории, но и страны и континенты. Видеоконференция дает возможность активно участвовать на лекции или презентации. T.e. презентация может идти в одной аудитории. Слушатели других аудиторий также могут участвовать в презентации: слушать, видеть, задавать вопросы, и видеть активного участника на экране.

Она очень удобна для проведения межуниверситетских и межконтинентальных презентаций и дискуссий. Видеоконференция практикуется для консультаций и консилиумов больных. Врач имеет возможность сделать решение с помощью других врачей используя эту возможность.

Видеоконференцсвязь востребована в случаях когда необходимо «живое» общение, визуальная информация является обязательным элементом встречи, участники встречи физически не могут встретиться или при принятии решения критическими является время или стоимость поездки.

Менеджеры компаний, уже использующих видеоконференцсвязь, считают, что системы видеоконференций резко сокращают временные и финансовые затраты на командировки их сотрудников и делают проводимые совещания более продуктивными.

Видеоконференции очень эффективно применяются для удаленной диагностики, лечения, консультаций. Важнейшим преимуществом использования видеоконференции для телемедицины является - непрерывное образование или непрерывное повышение квалификации для медицинского персонала.

Для проведения диагностики и дистанционного обучения в телемедицине широко распространена возможность передавать медецинские изображения от цифровых камер над операционным столом, микроскопа, видео-эндоскопа, ультразвука и т.п. Персональные устройства телемедицины позволяют также передавать к врачу телеметрическую информацию: частоту пульса, давление и т.п.

Применение технологий видеосвязи в телемедицине позволяют существенного повысить здоровье населения, которое зависит от доступности и качества медицинских услуг. Доступность медицинских услуг повышается от расширения охвата телемедицинскими услугами населенных пунктов, оперативных бригад и населения. Повышение качества сервиса осуществляется за счет непрерывного повышения квалификации персонала, привлечения узкопрофильных специалистов и институтов к дистанционной диагностике и лечению.

Внедрение видеоконференций в образовании, управлении, медицине, системах безопасности и многих других деловых сферах приносит огромную пользу. Конечно, даже видеоконференции никогда не заменят личного общения, но они позволяют добиться принципиально нового уровня общения людей, подчас разделенных многими тысячами километров.

Согласно исследованиям, при телефонном разговоре можно передать только десятую часть транслируемой информации. А в случае, когда есть возможность видеть собеседника, производительность передачи информации достигает 60%.

Телеконференция - это электронная газета, состоящая целиком из объявлений ее подписчиков (электронная доска объявлений). Вы столкнулись с проблемой, решение которой уже наверняка кем-то найдено и нужно только посоветоваться со знающими людьми? Или в свободную минуту вы хотите поведать общественности свою новую, безусловно, гениальную, мысль? Когда ваше электронное сообщение или вопрос предназначено для широкой публики, а не для конкретного адресата, разумно воспользоваться электронной доской объявлений, а не электронной почтой.

В сети Интернет функционируют сотни тысяч телеконференций, из них наиболее обширные - коммерческие. При подписке (за плату) на определенную конференцию информация периодически подбирается и хранится в персональном «почтовом ящике» узлового компьютера, откуда ее можно получить при обращении. Имеется возможность послать или получить факсимильное или телексное сообщение, однако для получения информации через сеть следует специально кодировать адреса.

Для удобства телеконференции разбиты по темам, любой абонент сети может участвовать в понравившихся телеконференциях - подписаться на них, получать из них материалы и отправлять туда свои объявления. Конференции можно посещать, т.е. читать помещенные в них статьи, отвечать на сообщения других авторов и размещать свои собственные. Обычно в каждой телеконференции существует свой устав, определяющий ее тематику и правила ее использования.

Телеконференции играют ключевую роль при дистанционном обучении, сближая обучение в среде Интернет с традиционным очным обучением. Совершенствование программного обеспечения, каналов связи и телекоммуникационного оборудования привело к тому, что участники процесса дистанционного обучения могут не только обмениваться сообщениями по электронной почте, как это было совсем недавно, но могут видеть и слышать друг друга, общаясь в режиме реального времени. К ним относятся:

Электронные форумы – это место, где можно обсуждать. Эта форма делового общения является практически прямой реализацией идеологии телеконференций.Электронные форумы – семинар с использованием электронной почты и Интернет. Каждый участвует в обсуждении, в результате этой дискуссии получают правильный ответ или вывод, что способствует укреплению полученных знаний. Каждый имеет возможность задавать вопросы, уточнять, отвечать, т.е. активно участвовать в процессе обсуждения.

Чаты - интерактивное общение в режиме реального времени с использованием специальных почтовых программ (типа IRC, ICQ и т.п.). Интенсивное общение, представляющее определенные трудности для тех пользователей, кто плохо владеет клавиатурой. Чаты эффективны для небольших групп участников - от двух до пяти человек. При необходимости, если в чате должны участвовать более пяти человек, необходимо заранее четко оговаривать последовательность выступлений, ход дискуссии и правила общения участников друг с другом.

Аудиоконференции - телеконференции, появившиеся благодаря развитию Интернет-телефонии. Перспективны при организации групповой работы, а также для трансляции лекций и семинаров, проводимых экспертами в конкретной предметной области.

Таким образом, объединение разнородных потоков аудиовизуальной информации и данных, представляемых несколькими участниками, позволяет создать новую среду межличностной коммуникации, в т.ч. деловой, обладающую высокой гибкостью и широким спектром средств передачи и представления информации.

2.7 Интернет – эффективное средство делового общения

Влияние Интернет на нашу жизнь все более и более возрастает. В настоящее время пользователей Интернет около 258 миллионов. 3,6 миллионов новых Веб страниц появляется каждые 24 часа.

Интернет - это уникальное средство общения удаляющее расстояния, создающее единое информационное пространство в мире.

Быстрое общение, быстрый обмен информацией дает возможность координации усилий и возможность совместной работы.

Интернет – это инфраструктура, посредством которой можно

Передавать, принимать информацию, управлять ею и представлять ее.

Применять классические правила бизнеса.

Обеспечивать доступ к интеллектуальному достоянию всего мира.

Обеспечивать связь между людьми и народами.

Обеспечивать быстрые методы ведения дел.

Интернет развивается на следующие сферы деятельности:

Коммерция – процесс оформления сделок осуществляется в сети Интернет.

Образование – возможность самообразования.

Работа - 50 % процентов вакансий находятся в сети Интернет.

Покупательная способность – предоставляются коммерческие предложения со скидками и оптимальными ценами.

Какую роль играет Интернет в нашей жизни?

Электронная почта вместо факса.

Возможность обмена информацией.

Коммерция в Интернет– покупается почти все.

Передача данных – отправка звука, видео, текстов.

Управление информацией – на основе сети Интернет.

Помощь в решении – отсортированные и упорядоченные данные.

Таким образом, возможности Интернет и средств делового общения посредством Интернет, это:

Сотрудничество/координация усилий. Позволяет компаниям узнать запросы и проблемы потребителя.

Современное средство общения. Ускоренная практика деловых отношений.

Поиск партнеров. Контроль заказчиков и партнеров.

Контролирует цены на продукцию, повышает конкуренцию.

Наличие электронной почты.

Возможность обучения.

Средство обмена знаниями

Знакомство с информацией различного вида: текст, аудио, видео, фото, моноскрипты, картины, графика, анимация.

Видеоконференция.

Виртуальная библиотека.

Электронный магазин, электронный бизнес.

Заключение

Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т.д.).

В современном мире уже не обойтись без информационных возможностей общения. Факсимильные аппараты, автоответчики, электронная почта, Интернет - все это средства делового общения и источник информации.

Сегодня нет такой сферы человеческой жизни, где бы не использовался компьютер. Естественно, современная информационная сфера просто немыслима без компьютеров, а в частности, без новых информационных технологий. Что же мы относим к информационным возможностям нового типа? Это - компьютерные технологии, Интернет и электронная почта и т.д.

Это объясняется тем, что подобные технологии обеспечивают оперативность распространения и высокую степень доступности информации, которые в свою очередь делают современную информации более ценной и приоритетной.

Эти виды общения все больше входят в нашу деловую жизнь, делают ее более эффективной, входят, чтобы остаться навсегда. Пройдет немного времени, и мы будем удивляться, как вообще могли обходиться без этих милых электронных штучек.

Таким образом, современное деловое общение – это новые методы общения, образ мышления и действия.

Список использованной литературы

1. Кирсанов, М. Курс делопроизводства / М. Кирсанов. – Новосибирск: Сфера, 2002. - 318 с.

2. Кузнецов, И.Н. Технология делового общения / И.Н. Кузнецов. - М.: Март, 2004. - 128 с.

3. Куницина, В.Н. Межличностное общение / В.Н. Куницина, Н.В.Казаринова. - СПб.: Питер, 2001. - 413 с.

4. Лейхифф, Дж. М. Бизнес - коммуникации / Дж.М. Лэйхифф, Дж.М.Пенроуз. - СПб.: Питер-Бук, 2001. - 688 с.

5. Мирошниченко, А.А. Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения. Практическое руководство / А.А. Мирошниченко. - М.: Книжный мир, 2007. – 314 с.

6. Актуальные проблемы теории коммуникации. Сборник научных трудов. СПб.: Изд-во СПбГПУ, 2004. - С.34-52.

7. Слободин, А.В. Средства и технологии Интернет: Учеб. пособие. / А.В. Слободин, В.П. Часовских. – Екатеринбург: Урал. гос. лесотехн. ун-т., 2003. - 43 с.

8. Томилов, В.В. Культура предпринимательства / В.В. Томилов. - СПб.: Питер, 2000. - 359 с.

9. Шарков, Ф.И. Основы теории коммуникации. Учебник./ Ф.И. Шарков. - М.: издательство «Перспектива», 2002. – 246 с.

10. Шевчук Д.А. Деловое общение. Учебное пособие для ССУЗов / Д.А. Шевчук. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – 192 с.

Это одно из достижений человечества - возможность обмена информацией в асинхронном режиме, т.е. тогда когда один из участников обмена в данный конкретный момент не способен общаться с другим участником. Например, вам необходимо обменяться информацией с вашим коллегой. Вы можете позвонить ему. В этом случае могут быть следующие варианты: телефон занят, телефон не работает, коллега на месте, но занят, коллега на месте и может разговаривать. Вероятность живого общения очень низкая. Однако, вы можете написать ему электронное письмо. В этом случае письмо будет быстро доставлено коллеге. И самое главное коллега сможет прочитать ваше письмо в удобное ему время и посвятит ему достаточное внимание. Поэтому при этом происходит качественный обмен. Обычно рассматривают почту в удобное время. При этом концентрируют внимание полностью на получаемой и отправляемой информации. т.е. вы планируете свое время и работу, и получается качественный обмен информацией.

Распространение веб-стиля работы и жизни будет иметь огромные социальные последствия. Многие опасаются, что компьютеры и Интернет приведут к стиранию индивидуальности, что мир потеряет свою теплоту и многообразие. Но в свое время люди тоже боялись, что телефон приведет к сокращению личных контактов. Точно так же, как встречу можно заменить телефонным разговором , ее можно заменить и обменом письмами по электронной почте . А определенные возможности для злоупотребления создает любое средство связи . Способы личного и профессионального общения в Сети будут продолжать развиваться. Существуют также опасения, что веб-стиль, при котором каждый окажется как бы в своем собственном маленьком мирке, приведет к распаду общества. Я лично считаю, что произойдет прямо противоположное. Телефон и электронная почта укрепили связи между людьми, живущими в разных городах, а компьютеры и Интернет тоже ни у кого ничего не отнимают, они просто обеспечивают еще один способ связи.

С участниками опроса можно вступить в контакт посредством личного общения, по телефону, по почте. Современные информационные технологии предоставляют дополнительные возможности для проведения письменных опросов через Интернет и с использованием электронной почты . Основная трудность реализации такой формы в России состоит в неравномерности охвата этими средствами различных категорий граждан и регионов.

Были проведены опросы 55 работников, из которых 15 были отнесены к названному типу менеджера, 34 находились у них в подчинении, а 6 были их начальниками. Было установлено, что менеджеры бюрократического типа (МВТ) неуверенно чувствуют себя один на один с непосредственными подчиненными, но их связи с организацией за счет участия в различных комитетах обширны и глубоки. Они большую часть рабочего времени тратят на поддержание своих связей с помощью телефона, электронной почты и других средств связи . МВТ редко придерживаются правил субординации и формальных отношений, сводя все к неформальному общению и используя в своем поведении благоприятные обстоятельства. Они стараются избегать коллективного взаимодействия с подчиненными (собраний), где возможен интенсивный обмен информацией . Действуя от имени различных комитетов, они стремятся снять с себя ответственность за неудачи.

Опосредованное общение осуществляется с помощью вспомогательных технических средств через обмен служебными записками , по телефону, по электронной почте и т. п. Обычно опосредованное общение занимает значительно меньше времени и требует значительно меньших психологических затрат, чем непосредственное. Непосредственное общение - живой диалог, беседа с человеком.

Кроме традиционного телефона и личных встреч активно используйте наиболее эффективные и современные средства коммуникации , которые позволят в значительной мере ускорить ваше общение 1) мобильный телефон 2) электронную почту 3) факс.

Являясь катализатором повышения требований к профессионализму, техническое развитие способствует использованию работодателями нетрадиционных способов оперативного привлечения полифункциональных специалистов, в том числе путем их перекупки у других организаций, охоты за головами и т.п. Создавая возможность для более быстрого поиска кандидатов, технически совершенные средства коммуникации позволяют экономить время на бесконтактном общении с ними во время процедуры отбора (получая недостающую информацию, например, по электронной почте), расширять возможности в применении методов непрямого изучения и оценки претендентов, более квалифицированно проводить пробные экзамены (например с использованием кинокамеры) и более объективно затем оценивать пригодность кандидатов (посредством привлечения видеокассет).

Общение с клиентами. Одной из наиболее важных сфер применения Интернет является организация общения с клиентами. Высокий уровень предлагаемой продукции в сочетании с доступными и удобными средствами общения клиентов с компанией, безусловно, выгодны обеим сторонам. В то время, как большинство крупных компаний могут позволить себе организовать постоянно работающий маркетинг-сервер, мелкие и средние предприятия могут использовать электронную почту в сочетании с listserve либо newsgroups.

Другим сегментом, рассматриваемым в качестве целевого, был рынок служащих финансовых учреждений . Банки тогда в России были "в силе" и при деньгах (не то что три года спустя). Сотовый телефон для многих категорий банковских профессий - не роскошь, а необходимое средство общения (для ведения переговоров , покупки ценных бумаг, валюты, получения кредитов на межбанковском рынке и т.п.). Мобильность и оперативность - для них это все. Такие же параметры продукта, как роуминг, совместимость с факсовой связью или электронной почтой , вещи также весьма полезные. Трафик от них можно получить хороший. Рентабельность этого сегмента оценивалась даже повыше, чем первого.

Мощным и одновременно простым средством общения пользователей Internet между собой являются телеконференции. Если через электронную почту вы можете обратиться к одному или нескольким известным вам адресатам, то через телеконференции появляется возможность наладить контакты с любыми абонентами, объединенными общими интересами или выполняющими совместные проекты. Работа здесь выглядит следующим образом.

Электронная биржа представляет собой торговую площадку, на которой можно найти нужного поставщика или заказчика товаров и услуг и договориться с ним о сделке. Доступ к электронной бирже и ее услугам можно получить практически из любой точки земного шара. Кроме того, она экономит время и деньги и устраняет многочисленных посредников, предоставляет в режиме реального времени различные виды информации (текущую, аналитическую, ценовую и т.д.). Скорость доступа к необходимой информации , инструменты поиска предложений, встроенные средства общения с контрагентами ускоряют процедуру заключения сделок и переводят работу на бирже на новый качественный уровень. Доступ к ресурсам электронной биржи осуществляется через Интернет, электронную почту , телефон, факс. Например Украинская аграрная биржа (http //

Обычно товародвижение начинается с получения заказов , которые могут поступить непосредственно от потребителей, а также через

Электронная коммуникация – это очередной этап развития социальных коммуникаций, когда информация, возникающая в устной (физиологической) и письменной (виртуальной) формах переводится в электронную. Данный вид коммуникации находится в состоянии развития, он является авангардным и перспективным, и вместе с тем уже имеет свою историю.

А.Е. Войскунский считает, что возникновение письменности, как и развитие книгопечатания или воцарение телевидения послужили мощным катализатором духовного и собственно психического развития. Он полагает, что появление Интернета приведет к сопоставимым последствиям. Следует учитывать и то, что опосредствованную Интернетом активность проявляют десятки и сотни миллионов людей, т.е. "Сеть" - на самом деле всемирный феномен

Можно выделить три этапа развития электронной коммуникации: инструментальный, интеллектуальный и универсальный.

1.3.3.1. Инструментальный этап. С момента своего появления электронная коммуникация мыслилась и использовалась как средство преодоления расстояния между субъектами информационного взаимодействия и в качестве хранилища устной и письменной коммуникации.

С. Харнад в статье "Пост-гутенбергова галактика: четвертая революция в средствах производства знания" показал, что история человеческой мысли пережила три революции и стоит на пороге четвертой. Революционными были появление языка, изобретение письма и книгопечатания. Именно эти три трансформации определили формы коммуникации: речь позволяет передавать мысли в виде высказываний, письмо позволяет сохранять их независимо от сказавшего, печать позволяет сохранять их независимо от написавшего. Однако письмо и печать обладают рядом недостатков, таких как медленное распространение, ограниченность доступа к ним, недолговечность. Четвертая революция – возникновение электронных средств распространения информации – как раз помогает в преодолении некоторых ограничений устной и письменной форм коммуникации.

Инструментальный этап стал возможен благодаря достижениям научно-технической революции. Использование электричества в связи позволило решить проблему скорости передачи информации. Радиоволны, распространяясь со скоростью света, в условиях глобального информационного обмена обеспечили возможность практически мгновенной и всепогодной передачи устной и письменной речи, а так же изображения.

Кроме задачи передачи информации, на этом этапе развития электронной коммуникации была решена проблема хранения сообщений в электромагнитной форме в аналоговом режиме в больших количествах и практически вечно (при условии перезаписи). Наступил новый безбумажный этап в развитии социальных коммуникаций.

Электронная коммуникация осуществила коммуникационную революцию. Информационное взаимодействие стало всеобщим и комфортным. Коммуникационные порталы вошли не только в государственные структуры и производственные подразделения, но и в частное жилище. Международная телефонная связь, радио и телевиденье позволили создать мировое социальное коммуникационное пространство. Коммуникация стала не только массовой, но и глобальной. Она сделалась всесословной, межнациональной и мультиязыковой.

1.3.3.2. Интеллектуальный этап. На этом этапе развития коммуникации произошел переход количественных изменений в качественные. Впервые в социуме обмен информацией на уровне текстов сделался возможным не только между индивидами, но и между интеллектами.

В условиях расширенного воспроизводства текстов, прежние способы их сохранения и распространения перестали удовлетворять потребности общества. Требовались устройства, позволяющие сохранять большие объемы текстов, обрабатывать и передавать их на большие расстояния. Компьютер, изначально предназначенный для математических вычислений, постепенно внедрился в разные коммуникативные сферы, что создало предпосылки для создания "текстовой машины" – набора аппаратных и программных средств для эффективной работы с текстами.

Стремление обеспечить человека инструментом для интеллектуальной работы привело к созданию текстовых процессоров и экспертных систем. Бумага стала необходимой только для воспроизводства визуально оформленных документов. Роль систематизации, хранения, переработки информации, а также передачи ее на длительные расстояния взяла на себя техника

Принципиальным отличием второго этапа развития электронной коммуникации от всего ранее созданного человечеством, стало включение в социальную коммуникацию искусственного интеллекта. Главное отличие электронного диалога от межличностной устной коммуникации, по мнению профессора А.В. Соколова, состоит не столько в опосредованности экраном, которая есть и в случае видеотелефона или промышленного телевидения, не говоря уж о кинематографе, сколько в факте общения не с человеком, а с электронной памятью.

Появление компьютерного интеллекта позволило человеку не только переложить на него рутинные операции, требовавшие проведения простых операций, требовавших постоянного внимания и множества повторений, но и изобрести принципиально новые способы интеллектуальной кооперации и организации досуга.

Вместе с тем, на сегодняшнем этапе развития информационных технологий, искусственный интеллект не обладает возможностями само воспроизводства, хотя уже способен к самообучению. Компьютеризированные системы в состоянии обеспечивать обнаружение, сбор, хранение информации и взаимодействие последовательностей, но не способны обеспечить начальный толчок и выбор стратегии. Они уже обладают элементами интеллекта, но еще не обладают разумом даже на уровне простейших живых существ.

Современные специалисты напряженно и масштабно пытаются лишить компьютеры этого функционального «недостатка». Еще десятилетие назад казалось, что решение этой проблемы не за горами, сейчас оптимизма поубавилось. Суть проблемы заключается в малом, но основном – человечество до сих пор не знает, а как оно стало разумным и получило возможность обладания интеллектом. Этот не столько технический, сколько мировоззренческий вопрос, является не только главным препятствием на пути создателей искусственного интеллекта, но и, возможно, способом сохранения человечества как вида.

1.3.3.3. Универсальный этап. Представляет собой логическое объединение двух предыдущих. Электронная коммуникация сделалась не только искусственно интеллектуальной, но и глобальной. Речь идет о создании всемирной коммуникационо-интеллектуальной сети – Интернет.

Интернет - глобальная социально коммуникационная компьютерная сеть, предназначенная для удовлетворения личностных и групповых коммуникационных потребностей за счет использования телекоммуникационных технологий. Психическо-логическое осмысление феномена Всемирной паутины требует обобщения философско-исторических, организационно-управленческих, этико-правовых, социальных и психологических аспектов, связанных с сущностными и прикладными функциями Интернета.

Сознательно созданное человечеством виртуальное Интернет-пространство фактически существует по отношению к нему уже объективно. Каждый отдельно взятый его пользователь в любой момент может покинуть его просторы, но отключить Всемирную сеть уже нельзя. Конечно, если на планете произойдет нечто из ряда вон выходящее, что заставит человечество отключить все компьютеры от телефонных и спутниковых систем связи, то теоретически это можно представить, но практически осуществить уже нельзя. На планете Земля в конце ХХ века возник симбиоз между социальным интеллектом и машинным интеллектом, и темпы его развития опережают самые смелые прогнозы.

С психологической точки зрения, по А.Е. Войскунскому, человеческая активность в Интернете подчинена удовлетворению трех основных видов потребностей: коммуникативной (примеры - электронная почта, синхронные и асинхронные "чаты", конференции, листы рассылки, ньюсгруппы, "гостевые книги", форумы и т.п.); познавательной (примеры - навигация по Сети, чтение сетевой прессы, поиск конкретной информации или знакомство с текущими новостями, дистантное образование, выявление уязвимых веб-серверов с целью последующего "взлома" и т.п.); и игровой (примерами могут служить индивидуальное сражение с удаленным компьютером в традиционные спортивные игры типа шахмат, го и др., сражение в групповые традиционные азартные игры типа карточных, традиционная игра в шахматы, карты и др. с реальными партнерами посредством Интернета, индивидуальная или групповая игра в не имеющие традиционного аналога компьютерные игры - как азартные, так и интеллектуальные, игра в групповые ролевые игры и т.п.). К этим видам активности сводятся в конечном счете другие и виды деятельности посредством Интернета: к примеру, часто обсуждаемый в популярных и научных изданиях "электронный флирт" или распространенные в Интернете попытки изменения идентичности - это общение, причем с несомненными элементами игры.

Точкой соприкосновения естественного и искуственного интеллектуальных миров является текстовая страница. Совокупность этих страниц образует мировую сетевую книгу. Каковы же качественно новые возможности компьютерной страницы из электронной книги?

Во-первых, в условиях информатизации и наличия глобальных информационных сетей компьютерная книга становится составной частью глобального информационного массива;

Во-вторых, невиданная мобильность и изменчивость содержания и оформления компьютерной страницы буквально подталкивают читателя-зрителя к диалогу с ней;

В-третьих, принципиально по-иному начинает действовать ее потенциальная сверхемкость, обеспечиваемая глобальной сетью баз данных, баз знаний и экспертных систем, к которым можно подключить каждую индивидуальную экранную книгу, сделав ее книгой “тысячи и одного автора”.

В-четвертых, компьютерная страница непредсказуемым образом расширяет социокультурный диапазон. Речь идет о непредсказуемости в смысле перехода от жестко фиксированного текста, характерного для классической письменной культуры, к “мягкому” тексту на экране компьютера с его мгновенной готовностью к трансформации.

Все эти и другие неназванные особенности сетевой текстовой страницы определяют ранее не существовавшее качество текста. Они превращают текст в гипертекст. Гипертекст обеспечивает функционирование чрезмерной смысловой избыточности в электронном пространстве. Коммуникация осуществляется в условиях множественного, фрагментарного дискурса, который постоянно разрастается и осваивает новые форматы (текст перестает быть только текстом, видео и звук являются его неотъемлемыми частями).

Проблема современности связана с нарушением целостности мировосприятия, возникновением множественных, дополнительных друг другу структур знания. Элементы такого знания взаимодействуют на различных уровнях и образуют "рассеянные", "децентрированные" конфигурации. Множество сообщений не укладывается в жесткие иерархические структуры, а складывается в мозаику. Внутри мозаичных структур могут существовать как неупорядоченные, так и относительно упорядоченные области. Подобные наслоения требуют гибких сетевых структур, таких как гипертекст.

Компьютер, предназначавшийся для упорядочения больших потоков информации и обеспечения рациональной коммуникации, став элементом информационно интеллектуальных сетей (Интернет), стал усиливать неопределенность и асимметричность коммуникации. Все это наводит на мысль о "постиндустриальном" характере современной коммуникации. Гипертекст становится как бы следствием и основным выражением идей постмодернизма.

Информационная картина современного мира строится из распадающихся фрагментов Текста культуры, конструируясь по принципу монтажа или коллажа. Тем не менее, познающий субъект стремится воссоздать целостность культуры, придать ей некую, пусть свободную и аморфную, но форму. В условиях хаотичных, распределенных структур существования нелинейный текст, рассредоточенный в пространстве, дает возможность свести множества значений воедино во времени и тем самым обеспечить целостность восприятия. Вероятно, поэтому идея гипертекста приобретает такую популярность. Ведь гипертекст фиксируя ускользающие значения в виде гибких связей-переходов, позволяет избежать строгой последовательности, но, вместе с тем, обозначив "отсутствие" целостности, превращает ее в "присутствие".

1.3.3.4. Электронные коммуникации как социальные сети. Бурное развитие CMC (computer-mediated commu-nication), происходившее на протяжении последнего десятилетия, как пишет А.А. Оралов, оказывает влияние на многие области человеческой деятельности: на межличностное общение, на работу предприятий и экономику в целом, на культуру и на сферу политического. Компьютерные сети объединяют людей, и, по утверждению одного из родоначальников современной сетевой теории Б. Веллмана, могут рассматриваться как социальные сети. При этом акцент в анализе смещается с характеристик отдельных индивидов к структурам отношений. Подобные социальные сети благодаря современным коммуникационным технологиям могут образоваться практически мгновенно и объединять большое количество людей, различных по своему социальному положению, возрасту, привычкам и интересам.

Один из примеров таких социальных сетей это феномен, который благодаря Г. Рейнгольду получил название «Smart Mobs» - «умные толпы». Самая яркая и действенная по своим последствиям «умная толпы» была зафиксирована на Филиппинах зимой 2001 г., когда по телевидению и радио транслировались слушания по импичменту президенту Д. Эстраде, который с помощью подконтрольных ему сенаторов пытался остаться у власти. Возмущенные граждане с помощью обмена SMS-сообщениями, сотовых телефонов, карманных компьютеров и лэптопов, подключенных к Интернету, смогли в первый день мобилизоваться в демонстрацию, численностью несколько десятков тысяч человек, а всего за 4 дня, демонстрации уже насчитывали около миллиона человек. В результате этих волнений на Филиппинах произошла смена власти.

С весны 2004 г. в российском сегменте Интернет происходили события, которые с поправкой на российскую специфику можно отнести к Smart Mobs. В конце марта – начале апреля интернет-холдинг "Рамблер" проводил отборочный тур для российских участников конкурса «Мисс Вселенная». В качестве жюри выступали обычные Интернет-пользователи. На веб-сайте проекта, в котором могла участвовать любая девушка, с многократным преимуществом по голосам лидировал «кандидат от народа» под именем А. Писклова. Ее внешние данные резко контрастировали с внешностью типичных моделей других претенденток. В поддержку А. Пискловой пользователи создали виртуальное сообщество и координировали свои действия при голосовании. Затем у сообщества появился собственный веб-сайт под лозунгом «Скажи нет куклам «Барби»». В результате скоординированных массовых действий А. Писклова дошла до полуфинала, но была снята с конкурса, получив «Приз зрительских симпатий».

2 августа 2004 г. в России (и 1 августа на Украине) прошли Акции протеста владельцев мобильных телефонов. В «час Х» с 12 до 14 участники акции в знак протеста против низкого качества связи и сервиса сотовых операторов выключили свои телефоны. Проведение акции координировалось с веб-сайта и Интернет-форума. За месяц до начала акции ее веб-сайт насчитывал свыше 156 тыс. посещений.

Основная специфика российских «умных толп», по мнению А.А. Оралова, заключается в том, что это виртуальные толпы, т.е. в данных случаях не возникали реальные митинги или демонстрации. Впрочем, это и ненужно, поскольку форма, в которой человек выражает свою позицию, изначально не предполагает выход на площадь. Однако то, что эти общности виртуальные, не значит, что они не существуют, ибо как показывают события на Филиппинах, легко становятся реальными.

В данном случае российские «умные толпы» это социальные сети, основанные на обезличенных электронных коммуникациях, в которых превалируют, по терминологии Б. Веллмана, «слабые связи» и совсем нет (или практически нет) для большинства членов сети реальных межличностных контактов. В отличие от более тесных коммуникаций «лицом-к-лицу» эти связи обеспечивают доступ к большему количеству ресурсов. Отсутствие статусных, социальных барьеров позволяет информации свободно течь между людьми. Это позволяет подобным общностям быстро расширяться за счет приращения контактов и обмена информационными ресурсами.

И веб-сайты движения «Скажи, нет «куклам Барби» и Акций протеста владельцев мобильных телефонов обмениваются баннерами с другими информационными ресурсами. Ссылки и баннеры на центральном сайте выполняют функцию рекрутирования новых членов социальной сети, а другие информационные ресурсы(на которые ссылается центральный сайт) увеличивают свой индекс цитирования. Кроме того, размещение баннера на сайте равнозначно для его хозяина или данного локального сообщества выходу на площадь в рядах демонстрантов.

На сайтах и интернет-форумах организуются специальные разделы, где размещаются ссылки на другие «сочувствующие» ресурсы, новости информационных агентств и другую информацию, относящуюся к происходящим событиям. Помимо инструментальной функции поддержки функционирования и развития сообщества эти ресурсы (также как и обмен баннерами) способствуют расширению социальной сети, присоединяя к ней в виде, например, самостоятельных региональных форумов целые подсети, образуя, таким образом, сети сетей. Естественно, что при этом обмен информационными ресурсами происходит и по другим каналам: электронной почте, SMS, по телефону или при личных встречах.

Задача выстраивания правильных коммуникаций - вечная, как сам мир. Люди меняются, процессы меняются - и коммуникации меняются вместе с ними. И спор о том, какие способы коммуникации наиболее эффективны, кажется бесконечным.

На мой взгляд, электронная почта как инструмент коммуникаций, часто недооценивается и используется неправильно. Как сказал однажды мой знакомый топ-менеджер, утонувший в сообщениях электронной почты: «Функцию «Ответить всем» в Outlook следовало бы сделать платной…"

Я считаю электронную почту одним из лучших способов для коммуникаций в проекте по следующим основным причинам:

Скорость доставки информации;
Независимость от занятости любого из получателей информации в момент отправки сообщения;
Фиксация даты и времени отправки, сохранение истории переписки;
Возможность применения дополнительных способов отслеживания сообщения (уведомление о доставки, о прочтении);
Одинаковый исходный текст сообщения для всех получателей;
Гибкость при формировании сообщения (отправитель может находиться в любом месте и отправить сообщение в любое удобное время);
Возможность сортировки сообщений, быстрого поиска;
Возможность использования кнопок голосования с целью получения согласования или выбора альтернативы;
Возможность приложить дополнительные материалы.

Какие же минусы у доставки информации посредством электронной почты? Их не так много:

Возможна задержка обратной связи;
Сложности с обсуждением темы сообщения (если сообщение предполагает обсуждение).

Все прочие способы коммуникаций, на мой взгляд, более трудозатратны по времени и усилиям, больше искажают исходную информацию, и менее удобны с точки зрения основной функции коммуникаций, а основная задача коммуникаций это все-таки обмен информацией. Электронная почта минимизирует потери времени на обработку сообщения – каждый получатель тратит времени столько, сколько необходимо для обработки информации с учетом его индивидуальных особенностей. Прочие способы передачи информации, такие как личная встреча, телефонный звонок или веб-конференция более трудозатратны, и информация больше искажается во время передачи сообщения.

Поэтому я считаю, что электронная почта в компании должна использоваться максимально активно, но – по делу. Если ставить в поле «Получатели» 30 человек, а в письме спросить каждого, что он думает по этой теме, переписка превратится в информационную свалку, особенно если среди получателей окажутся чересчур общительные и креативные сотрудники, к тому же предпочитающие кнопку «Ответить всем» (которая пока еще бесплатна!).

Простые правила, которые предлагаются к применению в целях повышения эффективности коммуникаций в компании с помощью электронной почты:

1. Ставьте в поле «Получатели» только тех адресатов, кому это реально нужно. Если Вы не уверены, нуждается ли адресат в Вашем сообщении или Ваше сообщение не адресовано к нему лично, поставьте его в поле «Копия» или совсем исключите из сообщения.

2. Пишите во возможности кратко, лаконично. Не прикрепляйте слишком много файлов к сообщению. Размер сообщения должен оставаться в разумных пределах. Если вложение объемное, лучше выложить его на корпоративный портал и прислать ссылку.

3. Не злоупотребляйте значком «Высокая важность». Впрочем, секретари, ставящие этот значок в настройках Outlook по умолчанию для каждого письма, давно дискредитировали сам принцип фильтрации писем по важности.

4. Сделайте удобную именно Вам структуру для распределения писем в почтовой программе.

5. Настройте автоматическое перемещение писем от определенных адресатов либо содержащих определенные слова в теме в папки, которые Вы не будет читать постоянно. Я, например, использую кроме папки «Спам» еще и таким папки для автоматического сбора писем, как «Корпоративная информация», «Технический спам». В первую папку попадают рассылки службы персонала о днях рождения сотрудников, об организации экскурсионных туров и т.д. В папку «Технический спам» попадают уведомления от почтового клиента, такие как «Приглашение принято», «Ваша заявка находится на рассмотрении» и подобные им.

6. Используйте группы контактов для рассылок. Outlook, например, позволяет создать группы контактов из контактов, находящихся в адресной книге. Сделайте группы контактов один раз, и Вам не придется каждый раз, делая рассылку, вспоминать, кому нужно направить сообщение. Группы можно создавать по различным признакам (подразделения, проекты, интересы и так далее). Примеры групп контактов: «Бухгалтерия», «Топ-менеджеры», «Участники обучения работе в Excel», «Команда проекта внедрения SAP», «Участники еженедельных встреч по проекту Реорганизация склада». Используя группы контактов, Вы никогда никого не забудете и наоборот, не отправите лишнее письмо.

7. Отключите напоминания о пришедших письмах и тем более всплывающие окна, не только на рабочем компьютере, но и на планшете, и на телефоне (если там подключена рабочая почта). Проверяйте почту не каждые 10 минут, когда вылетает окно оповещения в Outlook, а 2 раза в день, запланируйте время для этого в календаре.

8. Если сообщение предполагает обсуждение, и оно становится слишком бурным, прекратите обсуждение по почте и назначьте совещание по данному вопросу.

9. Используйте шаблоны сообщений для часто повторяющихся писем. Эти шаблоны можно забить в почтовую программу (например, в Outlook шаблоны находятся в меню «Подписи») в следующем виде:

«Уважаемые коллеги, добрый день!
Направляю Вам на согласование _________ (название документа). Все вопросы, предложения или замечания просьба направлять мне по электронной почте. В случае отсутствия от Вас замечаний до 14:00 _____ (дата) документ будет считаться согласованным Вами.
С уважением,
Иванов И.П.»

В таком случае каждый раз, когда Вам будет нужно направить документ на согласование, вы просто выбираете подходящий шаблон, прикрепляете сам документ или ссылку на него, заполняете пропуски, и отправляете адресатам. По мелочам сэкономленного времени набирается очень много?

Безусловно, в некоторых случаях личная встреча – совершенно необходимый вид коммуникаций. Например, для принятия решения по кандидату, собеседование face-to-face необходимо, так как ни резюме, ни собеседование по скайпу не дадут полного представления о личности кандидата. Однако такие ситуации, требующие проведения личных встреч, составляют не более 20%. Во всех прочих случаях использование электронной почты, на мой взгляд, является предпочтительным, и может сэкономить Вам время и повысить эффективность коммуникаций.

« Как нарисовать график в ворде

Просмотр паролей в мобильной версии яндекс браузера »

Обратная связь

Новости звезд

Электронная почта как средство коммуникации. Электронная деловая коммуникация. Оформление электронного письма

Поиск по сайту

Лучшее на сайте

Новое на сайте